Hoe een magazijn in Oslo werkonderbrekingen met 30-40 procent verminderde

De IT-infrastructuur van Sørensen og Balchen was verouderd. Werkonderbrekingen kostten het bedrijf ruim 20.000 euro per uur, maar zijn nu met 30-40 procent gedaald.

Het Noorse bedrijf Sørensen og Balchen verkoopt autotoebehoren en reserveonderdelen via meer dan 200 BilXtra-winkels en -werkplaatsen.

De 35-jarige Kevin Johansen is afdelingsmanager van het magazijn van Sørensen og Balchen in Holmlia, Oslo. Het magazijn heeft meer dan 60.000 unieke producten op voorraad – voornamelijk reserveonderdelen voor auto’s – en heeft een oppervlakte van meer dan 56.000 vierkante meter. Het spreekt voor zich dat de 27 magazijnmedewerkers volledig afhankelijk zijn van betrouwbare en stabiele IT-oplossingen om hun workflow te optimaliseren.

– IT is ongelooflijk belangrijk voor ons. De meeste systemen in ons magazijn zijn datagestuurd, waardoor we veel sneller kunnen werken””, zegt Kevin.

Hij beschrijft de vorige IT-infrastructuur van Sørensen og Balchen als verouderd en klaar voor vervanging. De oude apparatuur was op verschillende momenten aangekocht en veroorzaakte veel problemen. Wanneer de IT-systemen uitvielen, lag het werk in het magazijn vaak stil. Dat kostte tussen de 15.000 en 25.000 euro per uur, en ze waren ook nog eens afhankelijk van één IT-technicus die fysiek ter plaatse moest zijn om het probleem te detecteren en op te lossen, aldus Kevin.

– Vroeger waren we afhankelijk van één enkele persoon – die overal ter wereld kon zijn – en die dan hierheen moest komen. Als hij echt niet kon komen, moesten ze iemand anders sturen. We hebben een paar crisissituaties gehad waarbij het werk drie tot vier uur stil lag, zegt Kevin.

 

Een totale upgrade van het IT-systeem

Om te voorkomen dat het werk stil kwam te liggen door IT-problemen, besloot het management van Sørensen og Balchen om het systeem te upgraden. De keuze viel op Network as a Service (NaaS) van Dustin, vooral vanwege de scherpe prijs en betrouwbare ondersteuning, meldt Kevin. De dienst is gebaseerd op de Meraki-oplossing van Cisco.

Alle BilXtra-winkels en -werkplaatsen kregen een upgrade.

– Dustin heeft de behoeften van Sørensen og Balchen nauwgezet in kaart gebracht, elke winkel geanalyseerd en de apparatuur vervangen. Al onze 250 winkels en werkplaatsen hebben nu Network as a Service. Vroeger was er maar één IT-medewerker die voor alles verantwoordelijk was. De winkels waren dus heel blij om Dustin aan boord te hebben. Er gaat een wereld voor ze open.

De implementatie van Network as a Service in het magazijn van Holmlia is nog volop aan de gang. Er is al een wifi-netwerk geïnstalleerd dat werkt in alle gangpaden en hoeken van het magazijn.

– Het netwerk zelf was het belangrijkste om eerst te installeren.. We hadden een tijdelijke modem die we absoluut als eerste moesten vervangen.

Hij is ook ongelooflijk opgelucht dat Sørensen og Balchen niet meer afhankelijk is van één enkele IT-technicus.

– Bij Dustin heb ik een specifieke contactpersoon aan wie ik problemen kan melden, en die ze meteen oplost. Dat gaat niet alleen veel sneller, we besparen ook werkuren en verminderen het aantal onderbrekingen.

 

“Fouten worden sneller opgespoord”

Kevin, die eigenlijk is opgeleid als timmerman en dus weinig IT-ervaring heeft, nam tijdens de overgangsperiode de IT-verantwoordelijkheid op zich. Hij legt uit dat de grootste verandering sinds Dustin betrokken werd, de reactietijd is wanneer je hulp nodig hebt, en de kwaliteit van de geleverde ondersteuning.

– Dustin analyseert elk probleem grondig en kan veel sneller fouten identificeren. Met onze vorige IT-medewerker kon dat wel een week duren, maar bij Dustin wordt het probleem binnen een dag geïdentificeerd en opgelost. Dat is een enorme winst, zegt Kevin.

Kevin is blij dat alles nu werkt – vooral de computers in de heftrucks in het magazijn. Elke heftruck is uitgerust met een computer die magazijnmedewerkers gebruiken wanneer ze producten ophalen en naar winkels doorsturen. Vroeger moest de heftruck bij technische problemen fysiek worden gelokaliseerd door de IT-technicus. Met Network as a Service kan Dustin nu problemen op afstand bewaken en oplossen.

Hoewel er nog wat werk te doen is, heeft Kevin gemerkt dat alles vlotter verloopt.

– De werkonderbrekingen zijn al 30-40 procent verminderd en we hebben nog niet eens alles geïnstalleerd.

 

Minder problemen, minder zorgen

Hij is optimistisch over de toekomst en zegt dat hij het nu gemakkelijker vindt om te ontspannen aan het einde van de werkdag. Vroeger moest hij vaak na de uren terug naar het werk – een heen- en terugrit van 100 kilometer – om problemen op te lossen. Dat is niet meer het geval.

– Ik maak me minder zorgen nu ik steeds meer verantwoordelijkheid aan Dustin overdraag. Als alleenstaande vader is het moeilijk om op elk moment van de dag heen en weer te rijden. Ooit moest ik eens vroeger vertrekken uit een oudercontact. Dus ook als ik niet aan het werk ben, is het fijn dat Dustin er is. Dat was vroeger niet zo, zegt Kevin.